Personvernserklæring

Formålet med denne personvernserklæringen er å beskrive, hvordan vi innsamler, oppevarer, anvender og gir videre dine personopplysninger, når du bruker våre produkter og tjenester, våre websider eller interagerer med NF Fleet i Norge.

Personvernerklæringen har dessuten til formål å pressisere de forhold, som styrer hvordan vi behandler og beskytter opplysningene.

Generelle prinsipper

NF Fleet har forståelse for dine bekymringer vedrørende fortroligheten av dine personopplysninger. Herunder er en beskrivelse av hvordan vi innhenter og bruker opplysningene, og hva dine rettigheter er. Du bes lese dette nøye slik at prosedyren kan bli så rimelig, transparent og sikker som mulig.

Følgende prinsipper er avgjørende for hvordan vi behandler dine personopplysninger: 

  • Transparent og rimelig: Når vi innsamler og behandler dine personopplysninger, informerer vi deg om hvem som innsamler og mottar disse data og hva grunnen til det er. Når det er påkrevet ifølge loven, prøver vi alltid å innhente ditt samtykke i forkant (f.eks. før innsamling av sensitive opplysninger eller fremsendelse av direkte markedsføringsmateriale). Vi bruker aldri dine personopplysninger til formål som er uforenelige med de formålene som er beskrevet her.
  • Legitimitet: NF Fleet innsamler eller behandler ikke personopplysninger uten en lovlig grunn. Vi bruker kun dine personopplysninger til relevante forretningsmessige formål (f.eks. til å levere tjenester, administrere kunderelasjoner, administrere kundenes bilpark og foreta nøyaktig fakturering eller til markedsføringsaktiviteter, profilering for bedre å kunne betjene kundene, foreta kundetilfredshetsundersøkelser eller utarbeide rapporter samt overholde våre rettslige forpliktelser).
  • Minimering: Vi samler kun inn de personopplysninger som er strengt nødvendige for databehandlingen, som beskrevet i dette dokument. Vi innsamler kun sensitive opplysninger hvor det er relevant. Vi vil gjøre det vi kan for å sikre at de personopplysninger vi har om deg er korrekte, fullstendige og oppdaterte.
  • Personvern: Vi bestreber oss på å sikre personvernet i forbindelse med behandling av personopplysninger. Til dette formål kan vi også foreta konsekvensanalyser vedrørende databeskyttelse for å sikre at våre sikkerhetsrutiner er passende og at dine opplysninger er beskyttet.

Hvor lenge oppevarer vi dine personopplysninger?

Vi oppbevarer dine personopplysninger vedrørende oppfyllelse av en kontrakt med NF Fleet i henhold til foreldelsesfristen for sivilrettslige krav.

Ved eventuell rettstvist kan vi oppbevare dine personopplysninger inntil den pågående rettsak er avsluttet, herunder eventuelle ankefrister. Deretter vil vi enten slette eller arkivere dem i henhold til gjeldende lovgivning.

Til markedsføringsformål oppbevares opplysningene i samtykkets gyldighetsperiode og i ett år etter vår sist kontakt.

Til andre formål, herunder lovbestemt dokumentasjon og overholdelse av rettslige forpliktelser, oppbevares opplysningene så lenge det er påkrevd ved lov.

Under alle omstendigheter vil dine personopplysninger ikke bli oppbevart i en form som gjør det mulig å identifisere deg i en lenger periode enn det er nødvendig for at NF Fleet kan oppnå det formålet som var tiltenkt da de ble innsamlet, behandlet, eller i henhold til gjeldende lovgivning.

Hvordan sikrer vi dine personopplysningers sikkerhet og integritet?

Vi beskytter dine opplysninger i form av tekniske og organisatoriske sikkerhetsrutiner (herunder undervisning og utdannelse av relevant personell) mot utilsiktet eller ulovlig tilintetgjørelse, utilsiktet tap eller endring, uautorisert videreførelse eller adgang samt mot alle andre ulovlige former for behandling.

Kun de arbeidsgrupper og medarbeidere som har behov for å kjenne dine opplysninger i virksomheten har adgang til dem. Vi sørger for å implementere administratorrettigheter og -policyer i vår virksomhet og vi treffer alle foranstaltninger for å sikre at medarbeidere, rådgivere og tjenesteytere behandler dine filer i strengeste fortrolighet.

Hvordan kan du gi uttrykk for dine preferanser angående bruk av dine personopplysninger?

Du kan til enhver tid utøve de rettighetene som er anført i følgende avsnitt ved å kontakte NF Fleets databeskyttelsesmedarbeider på Nfpersonvern.no@nffleet.com, som vil håndtere din anmodning.

Tilbaketrekning. I de tilfeller hvor du tidligere har gitt ditt samtykke til at dine opplysninger kan behandles, kan du til enhver tid trekke samtykket tilbake. Tilbakekallelse av samtykke påvirker ikke lovligheten av den behandling som ble foretatt på grunnlag av samtykket innen tilbaketrekningen.

Innsyn. Du kan be om innsyn i de personopplysninger vi oppbevarer om deg. Hvis du fremsetter en slik anmodning gir vi deg alle opplysninger om formålet med databehandlingen, kategorier av opplysninger som behandles, kategorier av mottakere, vilkår for oppbevaringen av opplysningene, din rett til å utbedre, slette eller begrense de opplysninge som det er adgang til hvis det er relevant osv.

Portabilitet. Du kan også få en kopi av de personopplysninger vi har om deg i våre registre, i et kompatibelt format og en struktur som gjør det mulig for deg at utøve din rett til dataportabilitet.

Begrensning. Du kan anmode om en begrensning i følgende tilfeller:

  • I en periode slik at NF Fleet kan verifisere om personopplysningene dine er korrekte dersom du bestrider dette,
  • Dersom databehandlingen er ulovlig, og du ønsker å begrense dine personopplysninger i stedet for å slette dem,
  • Hvis du ønsker at NF Fleet skal oppbevare dine personopplysninger fordi du har bruk for dem til å forsvare et rettskrav
  • Hvis du har gjort innsigelse mot behandlingen, men NF Fleet skal kontrollere, om de har legitim grunn til behandlingen som kan tilsidesette dine egne rettigheter. 

Korreksjon/sletting. Du kan også anmode om, at vi korrigerer, endrer eller sletter alle opplysninger som er ufullstendige, utdaterte eller unøyaktige.

Du kan anmode om sletting av dine personopplysninger i følgende tilfeller:

  • Hvis dine personopplysninger ikke lenger er nødvendige i forbindelse med databehandlingen
  • Hvis du har trukket et samtykke til databehandling tilbake som utelukkende er basert på et sådant samtykke
  • Hvis du har motsatt deg databehandlingen
  • Hvis personopplysningene skal slettes for å overholde en rettslig forpliktelse som gjelder for NF Fleet. Vi treffer rimelige foranstaltninger for å informere andre NF Fleet-enheter, som kan være involvert i databehandlingen om slettingen.

Innsigelse. I visse tilfeller har du rett til å gjøre innsigelsen mot våres ellers legitime behandling av dine personopplysninger. Du kan også til enhver tid gjøre innsigelse mot at dine personopplysninger behandles til direkte markedsføringsformål eller profilering for å sende deg målrettet reklame.

Klageadgang. Du har også rett til å angi en klage til rette tilsynsmyndighet.

Du kan også gi instrukser angående oppbevaring, sletting eller videreføring av dine personopplysninger etter din død. Disse instrukser kan være generelle eller spesifikke.

Særlige betingelser angående dine personopplysninger

Hvilke aktiviteter og personer berøres av innsamling av opplysninger?

Gjeldene personvernregler gjelder for alle kilder til opplysninger som innsamles og behandles av NF Fleet globalt i forbindelse med forskjellige konsernaktiviteter slik som leasing av firmabil, leasing av privatbil, salgssteder, tredjepartskilder, bruk av våre websider eller mobilapplikasjoner og alle offline behandlingsaktiviteter.

Vi kan innsamle og behandle dine personopplysninger hvis du tilhører følgende kategorier: førere av leasede biler, kjøpere av biler gjennom leasingkunder som inngår i leasingavtaler med NF Fleet, kontaktpersoner for B2B-kunder, samarbeidspartnere, forhandlere, geografiske samarbeidspartnere, potensielle kunder, administratorer av bilparker, aksjonærer, ledere osv.

Hvem har ansvar for opplysningene?

I Norge er det NF Fleet AS som står for databehandlingen som er beskrevet over. Dette avsnittet handler om behandling av dine personopplysninger av NF Fleet som dataansvarlig.

Du kan kontakte NF Fleet her:

NF Fleet AS

Besøksadresse: Holtet 45, 1368 Stabekk

Postadresse: Postboks 64, 1324 Lysaker

Telefon: +47 67 10 87 40

E-mail: kundeservice.no@nffleet.com 

Hos NF Fleet kan du kontakte vår personvernkontakt som har ansvar for dine personopplysninger på Nfpersonvern.no@nffleet.com

Hvordan og hvorfor bruker vi dine personopplysninger?

NF Fleet bruker dine personopplysninger for å kunne tilby deg bedre tjenester, og innsamling samt behandling av personopplysninger skjer primært med henblikk på inngåelse og oppfyllelse av avtaler samt levering av tjenester og tilbud i forbindelse med disse avtalene.

NF Fleet kan derfor bruke dine personopplysninger i følgende tilfelle:

  1. Når det er nødvendig til kontraktmessige formål
    1. På et generelt nivå (NF Fleets assosierende selskaper) for å administrere det kommersielle forholdet til deg og/eller din virksomhet, besvare forespørsler om overslag, åpne kundekonti, ekspedere ordre om tjenester og tilknyttede aktiviteter, administrere begivenheter, sende deg henvendelser vedrørende din kontrakt, besvare dine forspørsler og anmodninger om verifikasjon, yte kundeservice, kundeadministrasjon, support og relevant udannelse av vårt personell som er involvert i disse aktivitetene og for å levere andre tjenester vedrørende din konto.
    2. For white-label-partnere: til bilparkadministrasjon med rapporter og widgets, til nøkkelkunder, kundesenter og oppfølging av bilparken til internasjonale nøkkelkunder,
    3. For administrasjon av internasjonale kunderelasjoner (ALD SA) i forbindelse med datterselskapers billeasingsaktiviteter med kunder som administreres av ALD SA på globalt plan, til å foreta tilfredshetsundersøkelser- og kvalitetsmålinger, konsolidere kvalitetsinformasjon globalt for å utarbeide en global vurdering av virksomhetens kvalitet, måle ledelsens tilfredshet med produkter, tjenester eller innhold samt å følge opp kundeklager.
    4. For å levere kundetilfredshetsundersøkelser til profesjonelle forhandlere om videresalg av leasingbiltjenester (NF Fleets assosierende selskaper) via onlineplatform til markedsføring av brukte biler som kommer fra leasingkontrakter).
    5. For å foreta regnskapsrapportering til NFs ledelse (salg, innkjøp, økonomi, risiko, prisfastsettelse og forsikring), herunder faktureringskonsolidering og lønnsomhetsmål, konsernets driftsresultat, innkjøp og søksmål.
    6. For å gi førere med bilovervåkningsapplikasjoner (f.eks. Ecodrive) eller gi bedriftsledere verktøy til å administrere bilparken.
    7. For å informere kunder om resultater av kundeundersøkelser.
  2. Med din viten og ditt samtykke
    1. Markedsføringsformål: Vi kan bruke dine opplysninger til å kontakte deg hvis du har gitt samtykke i de tilfellene hvor det er relevant vedrørende nye tilbud eller tjenester og særtilbud vi mener du vil finne interessante eller for å sende deg markedsføringsmateriale eller nyhetsbrev. Vi kan analysere din kundeprofil og dine preferanser og foreta markedsføringskampanjer med flere kanaler via automatiserende verktøy, kontakte deg via SMS, e-mail eller sende deg brosjyrer 
    2. Kundetilfredshet: På bakgrunn av målrettede markedsføringsverktøy og -analyser kan vi sende deg kvalitative undersøkelser vedrørende våres produkter og tjenester
    3. Vi kan også invitere deg til å delta på markedsføringsevents, spill eller quiz gjennom våres mobil-applikasjoner og/eller websider.
    4. Websider, cookies og nyhetsbrev: Vi kan samle inn opplysninger via cookies som gir oss en bedre opplevelse og forbedrer din browsingopplevelse og forbedre nettleseropplevelsen din, nærmere bestemt lagre dine preferanser og parametere slik at du sparer tid (f.eks. språkreferanser) gjør det mulig å logge inn, foreta bekjempelse av bedrageri og analysere effektiviteten av våre websider og tjenester.

Disse opplysninger hjelper oss med å forbedre våre websider og apps og dermed få en bedre forståelse for de produkter og tjenester du foretrekker.

Vi bruker også cookies til webanalyse for å måle aktiviteten på websiden og fastlegge hvilke områder av websiden som blir mest besøkt.

Selvom vi kan installere funksjonelle cookies for å lette ditt besøk på våre websider eller i våre apper, kan du utrykke dine preferanser vedrørende de cookies som anvendes til atferdsmessig, målrettet reklame under innstillinger for beskyttelse av privatlivet i din browser som bør ha funksjoner for å forhindre opplysninger i å bli lagret på terminalen eller behandling av opplysninger som allerede er lagret på en sådan terminal med mindre du aktiverer funksjonen for å tillate en sådan lagring eller behandling.

    1. For å foreta kundeutvelgelsekredittundersøkelse og ’kjenn din kunde’-behandling i forbindelse med white-label-partnerskap for internasjonale kunder (dvs. NF Fleets tilknyttede kunder og kunder med direkte tilknytning til ALD SA) og for å foreta kundebedømmelse

Vi bruker dine personopplysninger til å vedlikeholde forretningsfortegnelser til juridiske, administrative og revisjonstekniske formål. Vi bruker dessuten opplysningene til å etterkomme juridiske samt forsikrings- og databehandlingsmessige krav.

Hvilken type personopplysninger samler vi inn, og hvor samler vi de inn fra?

Vi innhenter følgende typer personopplysninger:

Identifikasjon- og kontaktopplysninger som ditt navn, etternavn, adresse, by, telefon-/mobilnummer eller e-postadresse

  • Arbeidsmessige opplysninger som din stillingsbetegnelse eller næringsadresse
  • Økonomiske opplysninger/kredittopplysninger som datoen for din kredittaksept eller kontraktsopplysninger
  • Private opplysninger som kjønn, fødselsdato, nasjonalt ID-nummer, nasjonalitet, språk eller personlige preferanser (vaner, yndlingsbil osv.)
  • Din stemme, når du ringer til NF Fleets kundeservice da ditt anrop kan bli tatt opp
  • Føreropplysninger som førerkortnummer/kopi av førerkort eller medarbeiderkodefører
  • Telemetridata, GPS lokaliseringsdata og kjøretøysdata, f.eks. kilometerstand, hvordan det bremses og gasses og når bilen skal til service.

Vi kan dessuten samle inn opplysninger om deg indirekte fra våre samarbeidspartnere eller sosiale  medie-plattform. 

Vi samler inn dine personopplysninger enten direkte fra deg (f.eks. hvis du oppretter en konto på en av våre websider, foretar et kjøp, søker om eller inngår en avtale med NF Fleet) eller passivt (f.eks. ved bruk av sporingsverktøy som browsercookies) eller fra tredjeparter (f.eks. fra forsikringselskaper, kjøretøysregistre eller sosiale medieplattform osv.).

Cookies og andre sporingsverktøy

For å gi deg en bedre opplevelse når du besøker våre websider eller bruker våre mobil-applikasjoner, samler vi inn visse opplysninger ved hjelp av automatiske metoder i form av forskjellige teknikker som cookies, pixeltags, browseranalyseværktøy, serverlogs og webbeacons (f.eks. Google Analytics).

Hvis du bruker våre websider, kan vi samle inn opplysninger om den browseren du bruker og om din browseratferd.

Hvis du bruker våre mobil-app, kan vi samle inn din GPS-lokasjon, hvis du har gitt oss ditt samtykke til det når det er påkrevd. Vi kan også se hvor ofte du bruker appen og hvor du har lastet den ned.

Bilbruk

Når du eller din virksomhet inngår en leasingavtale eller anvender leasingytelser hos oss kan vi samle inn opplysninger om kjøretøyet (f.eks. registreringsnummer eller siste kjøretøykontroll) og førerens atferd (f.eks. gjennomsnittshastighet) så vi kan tilby billeasingtjenester i henhold til kontrakten og fakturere deg eller din virksomhet.

Juridisk grunnlag for behandling av personopplysninger

All innsamling og behandling av personopplysninger skal skje på bakgrunn av et juridisk grunnlag. Dine personopplysninger kan bli behandlet med hensikt om å oppfylle en avtale med deg som kunde og etterkomme våre forpliktelser i henhold til avtalen, se artikkel 6 (1), bokstav (b) i den generelle forordning om databeskyttelse.

Dine personopplysninger kan også bli behandlet med hensikt på markedsførings- og kundetilfredsspørsmål hvis du har gitt eksplisitt samtykke til dette, se artikkel 6 (1), bokstav (a), i den generelle forordning om databeskyttelse. Vi behandler dessuten opplysninger om din atferd på våre websider, din interesse i våre tilbud og produkter samt din interaksjon med oss med det formål å oppfylle våre forpliktelser til å gi deg personlige tilbud.

Dine personopplysninger kan også bli behandlet på bakgrunn av en avveining av interesser, se artikkel 6 (1), bokstav (f) i den generelle forordning om databeskyttelse. Dette gjelder for eksempel i forbindelse med administrasjon av bilpark i tilknytning til leasingavtale, hvor det er nødvendig å kommunisere med bruker av kjøretøyet

Avveining av interesser utgjør også rettsgrunnlaget for behandling av personopplysninger i forbindelse med administrasjon og håndtering av forsikringspørsmål og skader, ettersom NF Fleet har en legitim interesse i å sikre at det leasede kjøretøyet er korrekt forsikret og at eventuelle skader innberettes og behandles.

I visse tilfeller har NF Fleet en rettslig forpliktelse til å behandle personopplysninger, se artikkel 6, (1), bokstav (c) i den generelle forordningen om databeskyttelse, f.eks. for å oppfylle kravene i regnskaps- og skattelovgivningen og hvitvaskingsloven. All slik behandling av personopplysninger skjer i henhold til lovbestemte krav.

I visse tilfeller kan vi også behandle opplysninger om ditt nasjonale ID-nummer, se paragraf 11, avsnitt 2, punkt (1), (3) og (4) i lov om beskyttelse av personopplysninger. Dette gjelder f.eks., hvis du inngår en privat leasingavtale med NF Fleet .

Hvem deler vi dine personopplysninger med?

Vi har forståelse for at du ikke ønsker at vi gir dine personopplysninger direkte til tredjeparter slik at de kan drive markedsføring uten ditt samtykke. Vi har dog innimellom behov for å bruke samarbeidspartnere eller databehandlere for å gi deg de ønskede tjenester og en bedre opplevelse med hensikt i de beskrevne formål. Vi begrenser derfor vår deling av dine personopplysninger til følgende:

  • Med interne bedriftsavdelinger som salg, kundeservice/kvalitetsavdeling, markedsføring, IT, support og vedlikehold. Innenfor NF Fleet-konsernet kan vi dele dine personopplysninger med andre NF Fleet-enheter som bare kan bruke personopplysningene i henhold til gjeldende personvernregler.
  • Med våre leverandører og samarbeidspartnere, herunder f.eks. forhandlere, verksteder, dekkleverandører, drivstoffleverandører osv.
  • Med våre serviceleverandører som datahostingleverandører, callcentre, dataadministratorer som ligger i Norge eller innenfor for det Europeiske Økonomiske Samarbeidsområde og som instrueres i bruke dine personopplysninger i henhold til våre instrukser.
  • med ikke-tilknyttede markedsføringspartnere, men kun, hvis du har gitt oss ditt samtykke til det.
  • Hvis det er nødvendig å kunne påvirke salg eller overførsel av forretningsaktiviteter i forbindelse med en konkursbehandling, håndheve våre rettigheter, beskytte vår eiendom eller beskytte rettigheter, eiendom eller sikkerhet for andre eller etter behov yte support til eksterne revisjons-, overholdelses- og virksomhetsledelsesfunksjoner.
  • Når vi er forpliktet til det ved lov, f.eks. som svar på en stevning, herunder til rettshåndhevende myndigheter og domstoler i de land hvor vi driver forretning.
  • Med det forsikringsselskapet hvor kjøretøyet er forsikret og med eventuelle motparters forsikringsselskaper, såfremt NF Fleet er juridisk forpliktet til det. 

Bemerk at vi også kan bruke og gi videre personopplysninger om deg som ikke kan identifisere deg som person, dvs. personopplysninger i aggregert form som ikke lengere kan identifisere deg.

(Hvor det er relevant) Levering av Telemetri data

Lovlig grunnlag: I situasjoner omhandlede overtredelse av Ferdselsloven vil NF Fleet utlevere de nødvendige data såfremt det er innhentet av arbeidsgiver nødvendig samtykke eller såfremt det er snakk om legitime interesser (nødvendig for å oppfylle våre forpliktelser som eier av kjøretøyet).

Persondata (i tilknytning til Telemetri data) kan deles med hensikt å gjennomføre vedlikehold og service av kjøretøyet og service av Telemetri enheten. Dataen kan også deles med relevante underleverandører eller en offentlig myndighet (når det omhandler straffbare handlinger).

Om innsamlingen er valgfri eller obligatorisk

Når NF Fleet samler inn personopplysninger direkte fra deg og behandler dine opplysninger til markedsføringsformål er det frivillig å utlevere opplysningene. Konsekvensen av å ikke utlevere personopplysningene er at du ikke kan få informasjon om tilbud, fordeler, samarbeidspartnere osv.

Ved innsamling og behandling av personopplysninger med det formål å inngå, oppfylle og administrere leasingavtalen med deg eller din virksomhet er det obligatorisk for NF Fleet å samle inn personopplysningene med den hensikt å inngå og oppfylle kontrakten. Hvis du ikke utleverer opplysningene kan vi ikke inngå eller oppfylle leasingavtalen.

Hvor lenge oppbevarer vi dine personopplysninger?

Vi oppbevarer dine personopplysninger som er innhentet til følgende beskrevne formål og betingelser i en periode som er begrenset til hva som er strengt nødvendig.

Hvordan kan du kontakte oss eller tilsynsmyndigheten for å levere en klage?

Hvis du har spørsmål, klager eller kommentarer vedrørende gjeldene databeskyttelsespolitikk eller våre prosederer for innsamling av opplysninger bes du kontakte oss ved å skrive til oss eller sende en e-post til NF Fleets databeskyttelsesmedarbeider på mail:

Nfpersonvern.no@nffleet.com.

Du kan også inngi en klage til Datatilsynet hvis du har betenkeligheter vedrørende betingelsene for NF Fleets behandling av dine personopplysninger. Du finner kontaktopplysninger på www.datatilsynet.no.

Hva skjer om vi endrer våre personvernregler?

Personvernreglene våre kan endres fra tid til annen så den avspeiler endringer i den måten vi behandler dine personopplysninger på. Disse endringer vil dog fortsatt være i full overensstemmelse med gjeldende lovgivning. Vi anbefaler at du regelmessig går inn på denne siden for å se de seneste opplysninger om våre prosedyrer for beskyttelse av ditt privatliv. Vi underretter deg om evt. vesentlige endringer i henhold til loven.