Personvernerklæring

Download an English version of our Privacy Policy (PDF)

Formål

Personvernet ditt er viktig for oss. Formålet med disse personvernreglene er å forklare hvordan vi innhenter, lagrer, bruker og videreformidler dine personopplysninger når du bruker våre produkter og tjenester eller nettstedet vårt eller kommuniserer med NF Fleet AS.

Personvernreglene skal også si noe om hvilke vilkår som regulerer hvordan vi behandler og beskytter opplysningene.

Generelle prinsipper

NF Fleet forstår at du er opptatt av at dine personopplysninger blir behandlet fortrolig. Nedenfor beskriver vi hvordan vi innhenter og bruker opplysningene og hvilke rettigheter du har. Vi ber deg lese dette slik at prosessen er så rettferdig, åpen og trygg som mulig.

Følgende prinsipper er sentrale for hvordan vi behandler dine personopplysninger:

Åpenhet og rettferdighet: Når vi innhenter og behandler dine personopplysninger, informerer vi deg om hvem som innhenter og mottar opplysningene, og hvorfor. Når loven krever det, ber vi alltid om forhåndssamtykke (f.eks. før vi innhenter sensitiv informasjon eller sender direkte markedsføringsmateriale). Vi bruker aldri dine personopplysninger for formål som er uforenlige med de formål som er beskrevet her.
Legitimitet: NF Fleet vil ikke innhente eller behandle personopplysninger uten lovlig grunn. Vi bruker bare personopplysningene til legitime forretningsmessige formål (f.eks. for å yte tjenester, drive kundebehandling, administrere kundebilparkene og utstede korrekte fakturaer, for å drive markedsføring, eller profilering for å betjene kundene på en bedre måte, foreta kundetilfredshetsundersøkelser eller utarbeide rapporter samt overholde våre juridiske forpliktelser).
Minst mulig: Vi innhenter bare personopplysninger som er strengt tatt nødvendige for databehandling, som beskrevet i dette dokumentet. Vi innhenter bare sensitive opplysninger når det er relevant. Vi vil gjøre det vi kan innenfor rimelige grenser for å sikre at personopplysningene vi har registrert om deg, er korrekte, fullstendige og oppdaterte.
Personvern: Vi bestreber oss på å sikre personvernet i forbindelse med behandling av personopplysninger. I denne forbindelse vurderer vi også personvernkonsekvensene for å sikre at våre sikkerhetstiltak er hensiktsmessige og at opplysningene dine er beskyttet.

Hvor lenge oppbevarer personopplysningene?

Vi oppbevarer dine personopplysninger knyttet til oppfyllelse av en kontrakt med NF Fleet i tråd med foreldelsesfristen for sivilrettslige krav.

Ved eventuell rettstvist kan vi oppbevare personopplysningen til tvisten er endelig avgjort, inklusiv eventuelle anker. Deretter vil vi enten slette eller arkivere dem i tråd med gjeldende lov.

For markedsføringsformål oppbevares opplysningene i den perioden samtykket gjelder for og i ett år etter siste kontakt.

For andre formål, herunder lovbestemt dokumentasjon og oppfyllelse av juridiske forpliktelser, oppbevares opplysningene så lenge loven krever.

Uansett vil personopplysningene ikke bli oppbevart i en form som gjør at du kan bli identifisert lenger enn det som er nødvendig for at NF Fleet kan oppfylle formålene som opplysningene ble innhentet eller behandlet for, eller i henhold til gjeldende lov.

Hvordan ivaretar vi sikkerheten og integriteten med hensyn til personopplysningene?

Vi beskytter personopplysningene dine gjennom tekniske og organisasjonsmessige sikkerhetstiltak (herunder utdanning og opplæring av relevant personell) mot utilsiktet eller ulovlig destruering, utilsiktet tap eller endring, uautorisert videreformidling eller tilgang og mot alle andre ulovlige former for behandling.

Bare de teamene og ansatte i selskapet vårt som har behov for det, får tilgang til dine personopplysninger. Vi gjennomfører administrative rettigheter og regler i selskapet, og vi treffer alle tiltak for å sikre at ansatte, rådgivere og tjenesteytere behandler opplysningene dine fortrolig.

Hvordan kan du gi uttrykk for dine preferanser for bruk av personopplysningene dine?

For å utøve rettighetene som er fastsatt i nedenstående punkt til enhver tid, vennligst kontakt NF Fleets personvernansvarlige på nf_privacyofficer@nffleet.no, som vil behandle forespørselen din.

Tilbaketrekking. I tilfeller der du tidligere har gitt samtykke til behandling av dine personopplysninger, kan du trekke samtykket tilbake. Tilbaketrekking av samtykke påvirker ikke lovligheten av samtykkebasert behandling før samtykket ble trukket tilbake.

Innsyn. Du kan be om innsyn i personopplysningene vi har om deg. Dersom du ber om det, vil vi gi deg all informasjon om formålene med databehandlingen, datakategorier som blir behandlet, mottakerkategorier, oppbevaringstid for data, din rett til å korrigere, slette eller begrense opplysningene det er gitt tilgang til dersom dette er relevant osv.

Portabilitet. Du kan også få kopi av eventuelle personopplysninger vi har om deg i våre registre i et format som er kompatibelt og strukturert slik at du kan utøve din rett til dataportabilitet

Begrensning. Du kan be om begrensning i følgende tilfeller:

I en periode slik at NF Fleet kan verifisere om personopplysningene dine er korrekte dersom du bestrider dette,
dersom databehandlingen er ulovlig og du ønsker å begrense dine personopplysninger fremfor å slette dem,
dersom du ønsker at NF Fleet skal beholde personopplysningene dine fordi du trenger dem i forsvar av et juridisk krav,
dersom du har motsatt deg databehandlingen, men NF Fleet har behov for å sjekke om de har legitime grunner til slik databehandling som kan overstyre dine rettigheter.

Retting eller sletting. Du kan også be om at vi korrigerer, endrer eller sletter opplysninger som er ufullstendige, utdaterte eller feil.

Du kan be om sletting av personopplysningene dine i følgende tilfeller:

Dersom personopplysningene dine ikke lenger er nødvendige for databehandlingen,
dersom du har trukket tilbake ditt samtykke til databehandling som er basert utelukkende på slikt samtykke,
dersom du har motsatt deg databehandlingen,

Protest. I visse tilfeller har du rett til å motsette deg vår ellers legitime databehandling av dine personopplysninger. Du kan også til enhver tid motsette deg at dine personopplysninger blir behandlet for direkte markedsføringsformål eller profilering for å sende deg målrettet reklame.

Klage. Du har også rett til å klage til rette tilsynsmyndighet.

Du kan også gi instrukser om lagring, sletting eller videreformidling av dine personopplysninger etter din død. Slike instrukser kan være generelle eller spesifikke.

Spesifikke betingelser vedrørende dine personopplysninger

Hvilke aktiviteter og personer er omfattet av datainnhenting?

Disse personvernreglene gjelder alle datakilder som blir innhentet eller behandlet av NF Fleet globalt i forbindelse med ulike aktiviteter i konsernet, som firmabilleasing, privatbilleasing, el-sykkelleasing, utsalgssteder, tredjepartskilder, bruk av nettstedet vårt eller mobilapplikasjoner samt alle databehandlingsaktiviteter som skjer offline.

Vi kan innhente og behandle dine personopplysninger dersom du tilhører en av følgende kategorier: fører av leaset bil eller el-sykkel, bedriftskundekontakt, leietaker som inngår leasingavtale med NF Fleet AS, partner, forhandler, geografisk partner, mulig kunde, forvalter av bilpark, aksjonær, bedriftsleder os

Hvem kontrollerer dataene?

I Norge er det NF Fleet AS som står for databehandlingen som er beskrevet over. Denne delen gjelder NF Fleet behandling av dine personopplysninger som databehandler.

Kontaktinformasjon:

NF Fleet AS

Besøksadresse: Brynsengveien 10, 0667 Oslo

Postadresse: Postboks 64, 1324 Lysaker

Telefon: +47 67 10 87 40

E-mail: kundeservice.no@nffleet.com

NF Fleets personvernkontakt som er ansvarlig for dine personopplysninger kan kontaktes på: nfpersonvern.no@nffleet.com

Hvordan og hvorfor bruker vi dine personopplysninger?

NF Fleet AS bruker personopplysningene for å kunne tilby deg bedre tjenester, og innhenting og behandling av personopplysninger skjer hovedsakelig for å inngå og oppfylle avtaler og levere varer og tjenester knyttet til disse avtalene.

Derfor kan NF Fleet AS bruke personopplysningene i følgende tilfeller:

(a) Når det er nødvendig for kontraktformål

(i) på generelt nivå (NF Fleets tilknyttede enheter), for å forvalte det forretningsmessige forholdet med deg og ditt selskap, svare på forespørsler om prisoverslag, åpne kundekonto, ekspedere ordrer for tjenester og tilknyttede aktiviteter, administrere arrangementer, sende deg henvendelser knyttet til kontrakten din, svare på spørsmål og forespørsler om bekreftelser, yte kundeservice, kundeadministrasjon, støtte og tilhørende opplæring av våre ansatte som er involvert i slike aktiviteter, samt å yte andre tjenester knyttet til kontoen din,

(ii) for white-label-partnere: for bilparkadministrasjon med rapporter og widgets (miniprogrammer), for nøkkelkunder, kundesenter og oppfølging av bilparken til internasjonale nøkkelkunder,

(iii) for administrasjon av internasjonale kundeforhold (ALD SA) i forbindelse med leasing av biler fra datterselskapene, for kunder som forvaltes av NF Fleet globalt, for å måle kundetilfredshet og kvalitet, konsolidere kvalitetsdata globalt for å få en global vurdering av selskapets kvalitet, måle ledelsens tilfredshet med produkter, tjenester eller innhold samt å følge opp kundeklager,

(iv) levere kundetilfredshetsundersøkelser til profesjonelle forhandlere om bruktbilleasing (NF Fleets tilknyttede enheter) via onlineplattformen for å markedsføre bruktbiler fra leasingkontraktene),

(v) drive økonomirapportering til ALD-ledere (salg, innkjøp, finans og risiko, prising, forsikring), herunder fakturakonsolidering og lønnsomhetsmål, ALD-konsernets driftsresultater, innkjøp og tvistesaker,

(vi) gi førerne tilgang til bilovervåkingsapplikasjoner (f.eks. ProFleet) eller gi bedriftslederne verktøy til å administrere bilparken,

(vii) rapportere resultatene av kundetilfredshetsundersøkelser til kundene.

(b) Med din viten og ditt samtykke

(i) Markedsføringsformål: vi kan bruke opplysningene dine til å kontakte deg, med ditt samtykke når det er aktuelt, vedrørende nye tilbud eller tjenester og spesialtilbud vi tror du vil verdsette, eller til å sende deg markedsføring eller nyhetsbrev; vi kan analysere din kundeprofil og dine preferanser og gjennomføre markedsføringskampanjer i mange kanaler via automatiserte verktøy, kontakte deg på SMS eller e-post eller sende deg brosjyrer.

(ii) Kundetilfredshet: basert på markedsføringsverktøy og -analyse kan vi sende deg kvalitative undersøkelser vedrørende våre produkter og tjenester.

(iii) Vi kan også invitere deg til å delta i markedsføringsarrangementer, spill eller spørreleker gjennom våre mobilapplikasjoner og/eller nettstedet vårt.

(iv) Nettsted, informasjonskapsler og nyhetsbrev: vi kan innhente informasjon gjennom informasjonskapsler for å gi oss en bedre opplevelse og forbedre nettleseropplevelsen din, nærmere bestemt lagre dine preferanser og parametere slik at du sparer tid (f.eks. språkpreferanser), muliggjøre innlogging, bekjempe svindel og analysere resultatene av nettstedet og tjenestene våre.

Disse opplysningene hjelper oss å forbedre nettstedet og appene våre og bedre forstå hvilke produkter og tjenester du foretrekker.

Vi bruker også informasjonskapsler til nettstedsanalyse for å måle nettstedsaktivitet og finne ut hvilke deler av nettstedet som er mest besøkt.

Vi kan installere funksjonelle informasjonskapsler for å legge til rette for ditt besøk på nettstedet eller appene våre, men du kan uttrykke dine preferanser vedrørende informasjonskapsler som brukes til atferdsbasert reklame gjennom personverninnstillingene i nettleseren, som bør ha mulighet for å hindre at informasjon lagres på terminalen eller behandling av informasjon som allerede er lagret på terminalen, med mindre du slår på funksjonen som tillater slik lagring og behandling.

(v) Profilering: for bedre å forstå hva du er opptatt av, kan vi bruke personopplysningene dine til å forbedre nettstedet og tjenestene, tilpasse din opplevelse på nettstedet og skreddersy våre markedsføringsaktiviteter slik at de passer dine behov og interesser. Vi mener det også er i vår interesse å gi deg bedre tjenester og svare på dine behov når loven krever det.

(vi) Gjennomføre kundescreening, kredittsjekk og "kjenn din kunde"-undersøkelser i forbindelse med white-label-partnerskap for internasjonale kunder (dvs. kunder av NF Fleets tilknyttede enheter og kunder med en direkte relasjon til ALD SA), for å gjennomføre en kundevurdering.

(vii) Vi bruker personopplysningene dine til å føre registre for juridiske, administrative og revisjonstekniske formål. Vi bruker også opplysningene til å oppfylle juridiske, forsikringsmessige og databehandlingsmessige krav.

Hva slags personopplysninger innhenter vi og hvor henter vi dine personopplysninger fra?

Vi innhenter følgende typer personopplysninger:

Identifikasjons- og kontaktopplysninger, for eksempel fornavn, etternavn, adresse, poststed, telefon- og mobiltelefonnummer og e-postadresse.
Informasjon om yrke, for eksempel stillings- eller yrkestittel.
Finans- /kredittinformasjon, for eksempel kredittakseptdato eller kontaktinformasjon.
Personlige opplysninger: for eksempel kjønn, fødselsdato, fødselsnummer, nasjonalitet, språk eller personlige preferanser (vaner, favorittbil osv.).
Førerdata, for eksempel førerkortnummer eller kopi av førerkort eller ID-kode for firmabilsjåfør.

Vi kan også innhente informasjon om deg indirekte fra våre forretningspartnere eller sosiale medier.

Vi innhenter personopplysninger enten direkte fra deg (for eksempel dersom du oppretter en konto på et av våre nettsteder eller foretar et kjøp eller ber om eller inngår avtale med NF Fleet AS), eller passivt (for eksempel ved bruk av sporingsverktøy som informasjonskapsler for nettsted), eller fra tredjeparter (for eksempel motorvognregisteret) gjennom sosiale medier osv.).

Informasjonskapsler (cookies) og andre sporingsverktøy

For å gi deg en bedre opplevelse når du besøker nettstedet vårt eller bruker våre mobilapplikasjoner, innhenter vi visse opplysninger automatisk ved bruk av teknologi som informasjonskapsler, piksel-tags, nettleseranalyseverktøy (for eksempel Google Analytics), serverlogger og nettvarder (beacons).

Dersom du bruker nettstedet vårt, kan vi innhente informasjon om nettleseren du bruker samt om din nettleseratferd.

Dersom du bruker vår mobilapp, kan vi innhente informasjon om din GPS-posisjon, etter ditt samtykke når det er påkrevd. Vi kan også se på hvor ofte du bruker appen og hvor du lastet den ned.

Bilbruk

Når bedriften din bruker våre billeasingtjenester, kan vi innhente informasjon om kjøretøyet (for eksempel registreringsnummer eller siste kjøretøykontroll) samt føreratferd (for eksempel gjennomsnittshastighet), for å yte billeasingtjenester i henhold til kontrakten og fakturere deg eller bedriften.

Juridisk grunnlag for behandling av personopplysninger

All innhenting og behandling av personopplysninger skal ha et juridisk grunnlag. Personopplysningene kan behandles for å oppfylle en avtale med deg som kunde og for å oppfylle våre forpliktelser i henhold til avtalen, jf. EUs personvernforordning, artikkel 6 (1), bokstav (b).

Personopplysningene kan også behandles for markedsføringsformål og for å måle kundetilfredshet dersom du har gitt eksplisitt samtykke til det, jf. personvernforordningen, artikkel 6 (1), bokstav (a). Vi behandler også opplysninger om din atferd på nettstedet vårt, din interesse for våre tilbud og produkter samt din interaksjon med oss, for å oppfylle vår forpliktelse til å gi deg personlige tilbud.

Personopplysningene kan også behandles ut fra hensynet til berettiget interesse, jf. personvernforordningen, artikkel 6 (1), bokstav (f). Dette gjelder for eksempel i forbindelse med administrasjon av bilpark i tilknytning til leasingavtale, hvor det er nødvendig å kommunisere med bruker av kjøretøyet. Berettiget interesse er også det juridiske grunnlaget for behandling av persondata i forhold til administrasjon og håndtering av forsikringssaker og skader ettersom NF Fleet AS har en berettiget interesse i å sikre at leasingbilen er forsvarlig forsikret, og at eventuell skade blir rapportert og behandlet.

I visse tilfeller har NF Fleet AS en juridisk forpliktelse til å behandle personopplysninger, jf. for eksempel personvernforordningen, artikkel 6 (1), bokstav (c), for å oppfylle kravene i regnskaps- og skattelovgivningen og hvitvaskingsloven. All slik behandling av personopplysninger skjer i henhold til lovbestemte krav.

Hvem deler vi dine personopplysninger med?

Vi forstår at du ikke ønsker at vi skal gi dine personopplysninger direkte til tredjeparter slik at de kan drive markedsføring uten ditt samtykke. Noen ganger må vi imidlertid bruke partnere eller databehandlere for å yte deg de tjenestene du ber om og gi deg en bedre opplevelse, for de formål som er beskrevet under. Derfor begrenser vi delingen av dine personopplysninger ut fra behovet for å ha kjennskap til slik informasjon som følger:

Til interne bedriftsavdelinger som salg, kundepleie/kvalitetssikring, markedsføring, IT-tjenester, brukerstøtte og vedlikehold. I NF Fleet Group kan vi dele dine personopplysninger med andre NF Fleet-enheter, som bare kan bruke personopplysningene i tråd med disse personvernreglene.
Til våre leverandører og partnere, blant andre forhandlere, verksteder, dekkleverandører, drivstoffleverandører osv.
Til våre tjenesteleverandører, som leverandører av datahostingtjenester, dataadministratorer, som er lokalisert i Norge eller EØS, og som kun skal bruke personopplysningene i tråd med våre instrukser.
Til ikke tilknyttede markedsføringspartnere, men bare dersom du har gitt oss ditt samtykke.
Når det er nødvendig for å få i stand salg eller overdragelse av firmaeiendeler, i forbindelse med konkursbehandling, for å håndheve våre rettigheter, verne om vår eiendom eller beskytte andres rettigheter, eiendom eller sikkerhet, eller etter behov støtte funksjoner innen ekstern revisjon, compliance og eierstyring og selskapsledelse.
Når loven krever det, for eksempel som reaksjon på en stevning, herunder til politimyndigheter og domstoler i landene hvor vi driver virksomhet.
Til forsikringsselskapet hvor kjøretøyet er forsikret, og til motpartens forsikringsselskap dersom NF Fleet AS er juridisk forpliktet til det.

Merk at vi også kan bruke og videreformidle personopplysninger om deg som ikke er personlig identifiserbar, dvs. personopplysninger i aggregert form som ikke lenger identifiserer deg.

Valgfri eller obligatorisk innhenting av data

Når NF Fleet AS innhenter personopplysninger direkte fra deg og behandler opplysningene for markedsføringsformål, er det frivillig å gi opplysningene. Konsekvensene av å ikke gi opplysningene er at du ikke kan få informasjon om tilbud, fordeler, samarbeidspartnere osv.

Ved innhenting og behandling av personopplysninger for å inngå, oppfylle og administrere leasingavtalen med deg eller ditt firma, er det obligatorisk for NF Fleet AS å innhente opplysninger for å inngå og oppfylle kontrakten. Konsekvensene av å ikke gi opplysningene er at det ikke vil være mulig å inngå eller oppfylle leasingavtalen.

Hvor lenge oppbevarer vi dine personopplysninger?

Vi beholder personopplysningene som er innhentet for formålene og i henhold til betingelsene beskrevet over og i en periode som er begrenset til det som strengt tatt er nødvendig.

Hvordan kan du kontakte oss eller tilsynsmyndigheten for å levere en klage?

Dersom du har spørsmål, klager eller kommentarer vedrørende disse personvernreglene eller vår informasjonsinnhentingspraksis, ber vi deg kontakte oss skriftlig eller sende e-post til NF Fleets personvernansvarlige på nfpersonvern.no@nffleet.com

Du kan også sende klage til tilsynsmyndigheten i landet hvor du befinner deg dersom du er uenig i betingelsene for NF Fleets behandling av personopplysningene dine. I Norge er det Datatilsynet som er tilsynsmyndigheten. Du finner kontaktopplysninger på www.datatilsynet.no

Hva skjer når vi endrer personvernreglene?

Personvernreglene våre kan bli endret fra tid til annen for å reflektere endringer i måten vi behandler personopplysningene dine på. Disse endringene vil imidlertid fullt ut være i tråd med gjeldende lov. Vi oppfordrer deg til å gjennomgå denne siden på ny med jevne mellomrom for å få siste nytt om vår personvernpraksis. Vi vil varsle deg om eventuelle vesentlige endringer slik loven krever.