Informasjon til våre kunder: Åpenhetsloven

NF Fleet AS sin redegjørelse for aktsomhetsvurdering av menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet og i leverandørkjeden.

 

Formål

Formålet med denne redegjørelsen er å kommunisere vårt arbeid med aktsomhetsvurderinger og oppfyllelse av loven. Med aktsomhetsvurdering menes prosessen hvor vi kartlegger, vurderer, stanser, forebygger, begrenser, reparerer, kommuniserer utad og gjør rede for hvordan vi håndterer eksisterende og mulige negative konsekvenser av vår virksomhet.

Bakgrunn

Åpenhetsloven som trådte i kraft 1.juli 2022 har som mål å fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av varer og levering av tjenester. Loven forplikter NF Fleet AS til å utføre aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper, redegjøre for virksomhetens arbeid med aktsomhetsvurderinger, og sikre allmennheten tilgang til informasjonen om hvordan virksomheter arbeider med temaet og eventuelt håndterer negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

 

Egen virksomhet

NF Fleet AS ble stiftet 2.november 2005 og er pr. i dag registrert med 6 ansatte. Selskapet er et joint venture mellom ALD Automotive AS (80%) og Nordea Finans Norge AS (20%). Børsnoterte Société Générale er konsernspiss. Forretningsenheten ALD Automotive er en global leder innen mobilitetsløsninger som leverer operasjonell fullservice leasing og flåtestyringsløsninger til virksomheter og privatpersoner. Med direkte tilstedeværelse i 41 land og med topp 3-plasseringer i 26 land er ALD Automotive nr.3 på verdensplan og nr.1 i Europa etter antall administrerte kontrakter og med omkring 1,5 mill fullservice leasing og flåtestyringsservice kontrakter. Virksomheten selger også tidligere leasede flåtebiler til forbrukere gjennom sitt ALD Carmarket- brand.

 

Ansvarlig forretningsførsel

Vi krever det samme av våre leverandører og forretningspartnere som vi krever av oss selv – at alle ansatte, innleid arbeidskraft og underleverandører som berøres av virksomheten skal behandles med respekt og verdighet. Ansvar, mandat og retningslinjer er forankret hos styret og ledelsen. Vi krever at våre leverandører og forretningspartnere selv opptrer med seriøsitet og aktsomhet for å unngå skader og negative konsekvenser for mennesker. Alle våre leverandører skal leve opp til internasjonale menneskerettighetsstandarder og ILO’s kjernekonvensjoner for anstendige arbeidsforhold. Vi har som mål at alle våre leverandører og forretningspartnere skal signere en leverandørerklæring som vil bli en del av det vedlegget de signerer på i dag når kontrakter inngås (våre Obligatoriske klausuler til leverandør).

 

Etter ikrafttredelse av Åpenhetsloven har vi i første omgang sendt ut leverandørerklæring for signatur til et utvalg av våre leverandører, de vi har vurdert til å ha høyest risiko for å bryte med kravene etter Åpenhetsloven. Leverandører som vil inngå kontrakt med NF Fleet AS må forplikte seg til å etterleve våre prinsipper om ansvarlig forretningsførsel. Prinsippene gjenspeiler NF Fleet AS sitt etiske regelverk. Vedlegget som fra før blir signert av samtlige leverandører og samarbeidspartnere i dag inneholder blant annet klausuler om samfunnsansvar (herunder etiske retningslinjer og bærekraftig utvikling), korrupsjon og beslutningspåvirkning, hvitvasking, sanksjoner, håndtering av personopplysninger, og adgang til oppsigelse og suspendering.

 

Samfunnsansvar

Société Générale, som NF Fleet AS tilhører, har iverksatt tiltak for å oppdage risiko og forhindre grove overtredelser med hensyn til menneskerettighetene og de grunnleggende friheter, samt helse og sikkerhet til personer og miljøet, som stammer fra dets egne og leverandørenes aktiviteter. Innenfor denne konteksten, binder leverandøren seg til at leverandøren og deres underleverandører overholder forpliktelsene herunder. NF Fleet AS reserverer seg retten til å bekrefte leverandøren sin etterlevelse av disse forpliktelsene. Som et ledd i å overholde samfunnsansvar forbeholder NF Fleet AS seg retten til å kunne foreta kontroll av sine leverandører og deres underleverandører.

 

Etiske retningslinjer

De etiske retningslinjene (Group Code of Conduct) til Société Générale er tilgjengelig på nettsiden https://www.societegenerale.com/en/about-us/responsibility/culture-conduct. Fra den datoen avtalen trer i kraft, erklærer og garanterer leverandøren at de har lest disse etiske retningslinjene og at de har implementert regler som minst svarer til reglene som er beskrevet i disse retningslinjene. NF Fleet AS krever at de ansatte hos leverandøren som er satt til å utføre tjenestene ikke overtrer disse reglene under hele avtaleperioden.

 

Bærekraftig utvikling

For å møte dets lovlige og lovbestemte forpliktelser og, i tråd med dets etiske retningslinjer, ønsker Société Générale å forplikte sine leverandører til å være proaktive og gjennomføre tiltak for bærekraftig utvikling. Alle forpliktelsene gjort av NF Fleet AS og forventningene til NF Fleet AS fra dets leverandører relatert til etterlevelse av disse reglene med hensyn til menneskerettigheter, arbeidsforhold, miljøet og kampen mot korrupsjon er detaljert beskrevet i policyen for bærekraftig utvikling (Group Sustainable Sourcing Charter) på nettsiden https://www.societegenerale.com/en/working-together/suppliers/sustainable_sourcing_practices/improving-csr-risk-management-sourcing-process. Signering av avtalen av leverandøren bekrefter at de etterlever vilkår som minst svarer til det som er nevnt i denne policyen.

 

Risikoområder i leverandørkjeden
Vi har gjennomgått alle våre leverandører av en viss størrelse som er vesentlig inn mot vår virksomhet, og vurdert risiko for brudd i vår leverandørkjede. Generelt vurderer vi risikoen for brudd til å være lav.
Den mest fremtredende risikoen for negative påvirkninger på individers liv, sikkerhet, helse, trivsel og verdighet i vår virksomhet er innen vask & klargjøring eller dekkskift av biler, utført av en forretningspartner direkte eller ved bruk av underleverandører.

Vår risikovurdering knyttet til HMS har avdekket at de mest kritiske potensielle konsekvenser er bruk av kjemikalier uten verneutstyr som hansker, briller og klær som er beregnet for bruk av kjemikalier. Videre er det en risiko for hørselskader ved bruk av høyttrykksspyler eller poleringsmaskiner som støyer uten bruk av ørepropper eller hørselvern. Det kan også være risiko knyttet til klemskader ved hjulskift på biler.
Tiltak for å redusere risiko i leverandørkjeden

Vi jobber systematisk for å velge kjente, landsdekkende leverandører som har gode rutiner for HMS og rutiner knyttet til sikkerhet. Videre setter vi krav til våre leverandører gjennom vårt standard vedlegg «Obligatoriske klausuler til leverandør» til kontrakter, hvor vi krever signatur fra signaturberettiget for selskapet.

Videre sjekker vi opp leverandørene mot Arbeidstilsynets register for godkjente virksomheter innen bilpleie, bilklargjøring, dekkskift og dekkhotelltjenester:
Finn godkjent bilvask, dekkskift og dekkhotell (arbeidstilsynet.no) Vi signerer ikke avtaler med leverandører som ikke faller inn under definisjonen «lovlig» virksomhet i henhold til nevnte register hos Arbeidstilsynet.
Dersom det oppdages brudd på menneskerettigheter og grunnleggende standarder for anstendig arbeid hos en leverandør eller underleverandør, eller vesentlig risiko for slike brudd, skal vi informeres omgående. Dette kravet er inkludert i vårt nevnte «Obligatoriske klausuler til leverandør».

Eventuelle brudd følges opp ved tett dialog med den aktuelle leverandøren og aktuelle interesser, som fagforening. Brudd som ikke adresseres innen rimelig tid, kan føre til at kontrakt suspenderes eller termineres.

 

Rapportering

Den årlige rapporteringen skal skje før 30.06 hvert år. Denne vil være tilgjengelig på våre nettsider.

 

Varslingskanal for ansatte

NF Fleet AS sin kanal for varsling av kritikkverdige forhold etter Arbeidsmiljøloven kan benyttes av egne ansatte og ansatte hos våre kontraktsparter. Vi har en link til Whistleblowing tool på nettsiden vår. Det kan varsles om forbrytelser eller forseelser (inkludert korrupsjon), brudd på internasjonal avtale, lov eller forskrift (inkludert internasjonale sanksjoner, bestikkelser og korrupsjon, hvitvasking av penger eller annen økonomisk kriminalitet), enhver alvorlig trussel mot allemnnhetens interesser, brudd på menneskerettigheter og grunnleggende friheter, menneskers helse og sikkerhet og miljøet, atferd eller situasjoner som er i strid med konsernets etiske retningslinjer.

 

Klageordning
Eksterne henvendelser kan rettes til Kundeservice (nfsupport.no@nffleet.com). Rutiner og internkontroller
Som datterselskap av en stor fransk bank har NF Fleet på plass et omfattende system av internkontroller, rutiner og retningslinjer, og arbeider helhetlig og systematisk for å sikre at hensyn til menneskerettigheter og arbeidsforhold er ivaretatt i alle ledd av virksomheten. For å etterleve loven har virksomheten som nevnt kartlagt områder i verdikjeden hvor den har eller kan ha negativ påvirkning på menneske- og arbeidsrettigheter.

Noen av de jevnlige internkontrollene som gjennomføres er «Periodical review customers», “Onboarding occasional clients/remarketing”, “Onboarding partners”, “Periodical review partners”, “Onboarding suppliers”, “Governance, Complaint management”, “Whistleblowing – framework and alert processing”, “Anti-corruption framework - Human resources - Ethics and sanctions”, “Non-discrimination in the filling of posts”, “Prevention of inappropriate behaviour”, “Choice of supplier”, “Periodical review suppliers”.

 

Vi arbeider med utvidet due diligence på leverandører, herunder rutine og kontroll i tråd med Åpenhetsloven.

 

Informasjonsplikt

Vi håper etter å ha lest ovennevnte at du får en klar oppfatning av at NF Fleet AS jobber seriøst og kontinuerlig med de spørsmål Åpenhetsloven adresserer. Dersom du ønsker ytterligere opplysninger, kan du ved skriftlig forespørsel be om dette. Det enkleste er å rette henvendelsen til Compliance.NO@aldautomotive.com

←