Informasjon til våre kunder: Åpenhetsloven
Åpenhetsloven trådte i kraft 1.juli 2022. NF Fleet AS (NF), org.nr. 988 906 808 vil offentliggjøre
en redegjørelse for våre aktsomhetsvurderinger hvert år i tråd med kravene i Åpenhetsloven.
Første gang var 30.juni 2023.
Formål
Åpenhetsloven har som mål å fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter
og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av varer og levering av tjenester. Og
allmennheten skal sikres tilgang til informasjon om hvordan virksomheter håndterer negative
konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Formålet med denne redegjørelsen er å kommunisere vårt arbeid med aktsomhetsvurderinger og
oppfyllelse av loven. Med aktsomhetsvurdering menes prosessen hvor vi kartlegger og vurderer
negative konsekvenser for menneskerettigheter og arbeidsforhold som virksomheten på ulike måter
er knyttet til.
Bakgrunn
Loven forplikter NF til å utføre aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs retningslinjer for
flernasjonale selskaper. NF må redegjøre for virksomhetens arbeid med aktsomhetsvurderinger, og
sikre allmennheten tilgang til informasjonen. Videre må vi si noe om hvordan virksomheten arbeider
med temaet og eventuelt håndterer negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter
og anstendige arbeidsforhold, og dermed øke bevisstheten rundt disse temaene både internt i egen
drift, men også innvirkninger man har i verdikjeden.
Egen virksomhet
NF ble stiftet 2.november 2005 og er pr. i dag registrert med 6 ansatte. Selskapet er et joint venture
mellom Ayvens Norge AS (80%) og Nordea Finans Norge AS (20%). Børsnoterte Société Générale er
konsernspiss.
Ayvens er en global leder innen mobilitetsløsninger som leverer operasjonell fullservice leasing og
flåtestyringsløsninger til virksomheter og privatpersoner.
Ansvarlig forretningsførsel
Vi krever det samme av våre leverandører og forretningspartnere som vi krever av oss selv – at alle
ansatte, innleid arbeidskraft og underleverandører som berøres av virksomheten skal behandles med
respekt og verdighet. Arbeidernes lønn skal tilfredsstille kravet til minstelønn, arbeidstid skal være i
samsvar med gjeldende nasjonal lov, og arbeiderne skal ha mulighet for tilstrekkelig hvile og
arbeidsavtaler skal være skriftlige og på et språk arbeideren forstår. Ansvar, mandat og retningslinjer
er forankret hos styret og ledelsen. Vi krever at våre leverandører og forretningspartnere selv opptrer
med seriøsitet og aktsomhet for å unngå skader og negative konsekvenser for mennesker. Alle våre
leverandører skal leve opp til internasjonale menneskerettighetsstandarder og ILO’s
kjernekonvensjoner for anstendige arbeidsforhold.
Alle våre leverandører og forretningspartnere har allerede før Åpenhetsloven kom signert våre
Obligatoriske klausuler til leverandør som vedlegg til avtalen de signerer når kontrakter inngås. Etter
ikrafttredelse av Åpenhetsloven ble det laget en leverandørerklæring som ble sendt for signatur til et utvalg av våre leverandører, de vi vurderte til å ha størst risiko for å bryte med kravene etter
Åpenhetsloven. I år (2024) har det blitt sendt ut spørreskjema med sjekklister til alle våre bilrelaterte
leverandører, da vi anser disse for å ha større sannsynlighet og risiko for å bryte med Åpenhetsloven
enn våre ikke- bilrelaterte leverandører.
Leverandører som vil inngå kontrakt med NF må forplikte seg til å etterleve våre prinsipper om
ansvarlig forretningsførsel. Prinsippene gjenspeiler NF sitt etiske regelverk. Vedlegget som allerede
blir signert av samtlige leverandører og samarbeidspartnere inneholder blant annet klausuler om
samfunnsansvar (herunder etiske retningslinjer og bærekraftig utvikling), antikorrupsjon og
beslutningspåvirkning, antihvitvasking, sanksjoner, håndtering av personopplysninger, og adgang til
oppsigelse og suspendering.
Samfunnsansvar
Société Générale, som NF tilhører, har iverksatt tiltak for å oppdage risiko og forhindre grove
overtredelser med hensyn til menneskerettighetene og de grunnleggende friheter, samt helse og
sikkerhet til personer og miljøet, som stammer fra dets egne og leverandørenes aktiviteter.
Innenfor denne konteksten, binder leverandøren seg til at leverandøren og deres underleverandører
overholder forpliktelsene og etterlever kravene i hele leverandørkjeden. Med leverandørkjede menes
enhver i kjeden av leverandører og underleverandører som leverer eller produserer varer, tjenester
eller andre innsatsfaktorer som inngår i en virksomhets levering av tjenester eller produksjon av varer
fra råvarestadiet til ferdig produkt.
Med forretningspartner menes enhver som leverer varer eller tjenester direkte til virksomheten, men
som ikke er en del av leverandørkjeden.
NF reserverer seg retten til å bekrefte leverandøren sin etterlevelse av disse forpliktelsene. Som et
ledd i å overholde samfunnsansvar forbeholder NF seg retten til å kunne foreta kontroll av sine
leverandører og deres underleverandører.
Etiske retningslinjer
De etiske retningslinjene (Group Code of Conduct) til Société Générale er tilgjengelig på nettsiden
https://www.societegenerale.com/en/about-us/responsibility/culture-conduct. Fra den datoen
avtalen trer i kraft, erklærer og garanterer leverandøren at de har lest disse etiske retningslinjene og
at de har implementert regler som minst svarer til reglene som er beskrevet i disse retningslinjene. NF
krever at de ansatte hos leverandøren som er satt til å utføre tjenestene ikke overtrer disse reglene
under hele avtaleperioden.
Bærekraftig utvikling
For å møte dets lovlige og lovbestemte forpliktelser og, i tråd med dets etiske retningslinjer, ønsker
Société Générale å forplikte sine leverandører til å være proaktive og gjennomføre tiltak for
bærekraftig utvikling. Alle forpliktelsene gjort av NF og forventningene til NF fra dets leverandører
relatert til etterlevelse av disse reglene med hensyn til menneskerettigheter, arbeidsforhold, miljøet
og kampen mot korrupsjon er detaljert beskrevet i policyen for bærekraftig utvikling (GroupSustainable Sourcing Charter) på nettsiden https://www.societegenerale.com/en/working-
together/suppliers/sustainable_sourcing_practices/improving-csr-risk-management-sourcing-process.
Signering av avtalen av leverandøren bekrefter at de etterlever vilkår som minst svarer til det som er
nevnt i denne policyen.
Risikoområder i leverandørkjeden
Risikoområdene er prioritert ut fra størrelse på leverandøren og vår evne til påvirkning av
endret adferd. Geografisk risiko, bransjerisiko og omsetning er inkludert i Drivalias kriterier
for utvalg.
Vi har gjennomgått alle våre leverandører av en viss størrelse som er vesentlige inn mot vår
virksomhet, og vurdert risiko for brudd i vår leverandørkjede. Generelt vurderer vi risikoen for brudd
til å være lav. Den mest fremtredende risikoen for negative påvirkninger på individers liv, sikkerhet, helse, trivsel og verdighet i vår virksomhet er innen vask & klargjøring eller dekkskift av biler, utført av en
forretningspartner direkte eller ved bruk av underleverandører.
Vår risikovurdering knyttet til HMS har avdekket at de mest kritiske potensielle konsekvenser er bruk
av kjemikalier uten verneutstyr som hansker, briller og klær som er beregnet for bruk av kjemikalier.
Videre er det en risiko for hørselskader ved bruk av høyttrykksspyler eller poleringsmaskiner som
støyer uten bruk av ørepropper eller hørselvern. Det kan også være risiko knyttet til klemskader ved
hjulskift på biler.
Tiltak for å redusere risiko i leverandørkjeden
Vi jobber systematisk for å velge kjente, landsdekkende leverandører som har gode rutiner for HMS
og rutiner knyttet til sikkerhet. Videre setter vi krav til våre leverandører gjennom vårt standard
vedlegg «Obligatoriske klausuler til leverandør» til kontrakter, hvor vi krever signatur fra
signaturberettiget for selskapet.
Videre sjekker vi opp leverandørene mot Arbeidstilsynets register for godkjente virksomheter innen
bilpleie, bilklargjøring, dekkskift og dekkhotelltjenester:
Finn godkjent bilvask, dekkskift og dekkhotell (arbeidstilsynet.no)
Vi signerer ikke avtaler med leverandører som ikke faller inn under definisjonen «lovlig» virksomhet i
henhold til nevnte register hos Arbeidstilsynet.
Dersom det oppdages brudd på menneskerettigheter og grunnleggende standarder for anstendig
arbeid hos en leverandør eller underleverandør, eller vesentlig risiko for slike brudd, skal vi informeres
omgående. Dette kravet er inkludert i vårt nevnte «Obligatoriske klausuler til leverandør».
Dersom negative konsekvenser blir avdekket, vil NF følge opp med tett dialog med den
aktuelle leverandøren for å lukke avvikene snarest mulig. Ved vesentlige negative avvik vil
avslutning av avtaleforholdet vurderes. Dette har ikke vært nødvendig for
rapporteringsperioden.
Rapportering
Den årlige rapporteringen skal skje innen 30.juni hvert år. Denne vil være tilgjengelig på våre nettsider
og gjelder for perioden 1.januar til 31.desember 2023.
Varslingskanal for ansatte
NF sin kanal for varsling av kritikkverdige forhold etter Arbeidsmiljøloven kan benyttes av egne
ansatte og ansatte hos våre kontraktsparter. Vi har en lenke til Whistleblowing tool på nettsiden vår.
Det kan varsles om forbrytelser eller forseelser (inkludert korrupsjon), brudd på internasjonal avtale,
lov eller forskrift (inkludert internasjonale sanksjoner, bestikkelser og korrupsjon, hvitvasking av
penger eller annen økonomisk kriminalitet), enhver alvorlig trussel mot allemennhetens interesser,
brudd på menneskerettigheter og grunnleggende friheter, menneskers helse og sikkerhet og miljøet,
atferd eller situasjoner som er i strid med konsernets etiske retningslinjer.
Klageordning
Eksterne henvendelser kan rettes til Kundeservice nf_kundeservice@nffleet.no
Rutiner og internkontroller
Som datterselskap av en stor fransk bank har NF på plass et omfattende system av internkontroller,
rutiner og retningslinjer, og arbeider helhetlig og systematisk for å sikre at hensyn til
menneskerettigheter og arbeidsforhold er ivaretatt i alle ledd av virksomheten. For å etterleve loven
har virksomheten som nevnt kartlagt områder i verdikjeden hvor den har eller kan ha negativ
påvirkning på menneske- og arbeidsrettigheter.
Noen av de jevnlige internkontrollene som gjennomføres er «Periodical review customers»,
“Onboarding occasional clients/remarketing”, “Onboarding partners”, “Periodical review partners”,
“Onboarding suppliers”, “Governance, Complaint management”, “Whistleblowing – framework andalert processing”, “Anti-corruption framework - Human resources - Ethics and sanctions”, “Non-
discrimination in the filling of posts”, “Prevention of inappropriate behaviour”, “Choice of supplier”, “Periodical review suppliers”.
Vi arbeider med utvidet due diligence på leverandører, herunder rutine og kontroll i tråd med
Åpenhetsloven.
Informasjonsplikt
Vi håper etter å ha lest ovennevnte at du får en klar oppfatning av at NF jobber seriøst og kontinuerlig
med de spørsmål Åpenhetsloven adresserer. Dersom du ønsker ytterligere opplysninger, kan du ved
skriftlig forespørsel be om dette. Henvendelser rettes til nf_kundeservice@nffleet.no
